Wet Arbeidsmarkt in balans: volg ons stappenplan voor de inschatting van de benodigde voorziening per 31 december 2020

De wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) is sinds 1 januari 2020 van kracht. Sinds die datum heeft iedere medewerker, ongeacht de arbeidsduur, recht op een transitievergoeding als hij zijn baan verliest op initiatief van de werkgever. Het gevolg hiervan is dat een extra voorziening bepaald moet worden bij het opstellen van de jaarrekening 2020.
Dit betekent in het kort dat voor alle tijdelijke arbeidsovereenkomsten, aangegaan vóór 31 december 2020, moet worden ingeschat of deze worden verlengd. Bij contracten die mogelijk niet worden verlengd, moet de hoogte van de transitievergoeding worden bepaald. De transitievergoeding wordt in dat geval deels gezien als onderdeel van de beloning in 2020. Wij maakten voor u een stappenplan, waarin we de te nemen acties samenvatten. Zo komt u tot een adequate voorziening die door ons controleerbaar is.

Stappenplan voor bepaling voorziening transitievergoeding tijdelijke contracten per 31 december 2020:
Stap 1 Zorg voor een overzicht van alle contracten per 31 december 2020 uit de salarisadministratie (een standaard lijst uit de personeelsadministratie). Download deze in Excel (zodat de lijst gebruikt kan worden bij de volgende stappen) en pdf (om op te leveren aan de accountant). Deze lijst dient in ieder geval de volgende gegevens te bevatten:
● Werknemersnummer
● Werknemersnaam
● Werktijdfactor
● Soort dienstverband: vast of tijdelijk
● Bruto maandsalaris
● Aanvangsdatum aanstelling
● Datum einde dienstverband tijdelijke aanstellingen.
Onderaan de lijst zet u een optelling van de werktijdfactor, zodat wij kunnen vaststellen dat de aangeleverde lijst aansluit op andere lijsten die wij tijdens de controle hebben ontvangen.

Stap 2. Vraag de HR-afdeling om per medewerker (met een tijdelijk contract) aan te geven of wordt verwacht dat deze een nieuw contract krijgt, of dat het dienstverband wordt beëindigd. Mogelijk kan hierbij het (meerjaren) formatieplan worden gebruikt.
Ga er bij twijfel over contractverlenging van uit dat het contract wordt verlengd. Gebruik geen percentages voor deze kans. U schat in dat een contract wordt verlengd (geen voorziening), of niet wordt verlengd (een voorziening).
Tip: in de salarisadministratie kan bij de aanstelling een opmerking worden toegevoegd. Indien bij het aangaan van een tijdelijke aanstelling hier wordt ingevuld of er al dan niet zicht is op een vaste aanstelling, kan deze inschatting vanuit het proces worden gemaakt. Oplevering aan accountant: een kopie van de Excel-lijst bij punt 1, waaraan een kolom is toegevoegd met de inschatting door de HR-afdeling. Geef duidelijk aan welke HR-medewerker de inschatting heeft gemaakt en op basis waarvan.

Stap 3. Bereken per contract dat niet wordt verlengd de totaal te betalen transitievergoeding. De hoogte hiervan wordt als volgt berekend:
● Per heel dienstjaar bedraagt de transitievergoeding 1/3 van het bruto maandsalaris;
● Voor de resterende duur korter dan een jaar, wordt de transitievergoeding naar rato berekend. Bijvoorbeeld 6 maanden (½ jaar) geeft een transitievergoeding van ½ * 1/3 maandsalaris. Bij een medewerker met een tijdelijke aanstelling die hier bovenop een uitbreiding krijgt, hangt van de omstandigheden af of over de vergoeding van deze tijdelijke uitbreiding een transitievergoeding is verschuldigd. Als er sprake is van een structurele vermeerdering van dezelfde werkzaamheden, lijkt het erop dat er een transitievergoeding over deze additionele beloning is verschuldigd. Indien er sprake is van een tijdelijke uitbreiding, deze uitbreiding adequaat is gecommuniceerd aan de medewerker en de tijdelijke uitbreiding eenmalig is en wordt beëindigd, lijkt er geen transitievergoeding verschuldigd.

Stap 4. Bereken per contract het deel van de transitievergoeding dat voorzien dient te worden in de jaarrekening 2020. In de jaarrekening 2020 moet een voorziening worden gevormd voor het deel van de voorziening dat toegerekend kan worden aan 2020 op basis van de looptijd van het dienstverband. Dat gaat volgens deze formule:
Totale transitievergoeding (zie punt 3) x (totale contractduur/contractuur t/m 31 december 2020) = voorziening transitievergoeding per 31 december 2020.
Een voorbeeld: een medewerker kwam tijdelijk in dienst per 1 augustus 2020. Het contract loopt tot en met 31 juli 2021. Het bruto maandsalaris bedraagt € 2.100. De HR-afdeling verwacht dat het contract niet wordt verlengd. De transitievergoeding bedraagt dus: 1/3*1* € 2.100 = € 700. Er wordt een voorziening gevormd voor 5/12*€ 700 = € 291,67.
Oplevering aan de accountant: een kopie van de lijst bij punt 2 met daarin alleen de medewerkers waarvan HR heeft ingeschat dat het contract niet wordt verlengd. Voeg hier de volgende kollommen aan toe:
● Totale looptijd contract;
● Totale te betalen transitievergoeding;
● Looptijd contract in 2020;
● Voorziening per 31 december 2020.

De regelgeving stelt ook nog dat het aan de hand van bovenstaand stappenplan berekende bedrag moet worden gesplitst in een schuld en een voorziening. Indien het besluit tot het niet verlengen van het contract is genomen vóór balansdatum, dan betreft het geen voorziening maar een schuld. De schuld kan dan ook kortlopend of langlopend zijn. Zo ingewikkeld willen wij het niet maken, want deze splitsing zal niet materieel zijn voor de jaarrekening. Wij vinden het voldoende als er een voorziening wordt gevormd.