De vorming van de onderhoudsvoorziening is vaak voer voor discussie. In beginsel kunnen onderhoudskosten volgens drie uitgangspunten verwerkt worden in de jaarrekening: via een voorziening voor groot onderhoud, in de boekwaarde van het actief (de componenten methode) of direct in de staat van baten en lasten.
Veel onderwijsinstellingen hebben gekozen voor het vormen van een voorziening voor groot onderhoud. Die voorziening is een kosten egalisatie voorziening gebaseerd op het meerjaren onderhoudsplan. Een voorziening is een schattingspost op basis het meerjaren onderhoudsplan. De toekomstige kosten van groot onderhoud worden gelijk verdeeld door een jaarlijkse dotatie aan de voorziening. De dotatie wordt verantwoord in de staat van baten en lasten. De werkelijke kosten worden onttrokken aan de voorziening. De uitstroom van middelen is tevens een vereiste voor het vormen van een voorziening.
In de praktijk wijken de werkelijke kosten altijd af van de planning; dit komt doordat kosten soms worden vergoed door de gemeente, volledig komen te vervallen, worden doorgeschoven of juist naar voren worden gehaald. Veel voorkomende uitwerkingen:
- De jaarlijkse onttrekking komt niet overeen met het plan & het plan wordt eens in de vijf jaar herzien. De jaarlijkse dotatie wordt op basis van het plan en de stand van de voorziening bij aanvang voor de komende vijf jaar vastgesteld. De werkelijke onttrekkingen wijken af van de planning. Als het gaat om uitstel of eerder uitgevoerde kosten heeft dit geen effect op de totale inschatting van de voorziening. Maar als er kosten zijn vergoed door de gemeente of als er sprake is van afstel, dan dient het bedrag wat hiermee gemoeid is verwerkt te worden als een vrijval in het boekjaar.
- Jaarlijks wordt het volledige plan geëvalueerd. In dit geval wordt jaarlijks het volledige plan geëvalueerd en aangepast naar de nieuw situatie. De inschatting voor de toekomstige jaren wordt aangepast. De werkelijke kosten in enig boekjaar kunnen afwijken van het plan als gevolg van uitstel, naar voren halen, afstel en vergoedingen door derden. Omdat er sprake is van een aanpassing van de inschatting voor het onderhoud voor de toekomstige jaren, wordt de dotatie aangepast op basis van het nieuwe plan & huidige stand van de voorziening.
- Er vinden in werkelijkheid geen onttrekkingen plaats. In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat er in werkelijkheid helemaal geen onttrekkingen plaatsvinden aan de voorziening.
In dat geval wordt er niet voldaan aan het vereiste uitstroom van middelen en kan er geen voorziening worden gevormd in de jaarrekening.
