Wij krijgen veel vragen over de verantwoording van de NPO gelden in het primair en voorgezet onderwijs en waaraan deze gelden mogen worden besteed. Helaas heeft OCW geen eenduidige richtlijn gepresenteerd waaruit dit duidelijk blijkt. Het is nog steeds niet mogelijk om een definitief antwoord te geven op alle vragen. In dit bericht gaan wij in op de laatste stand van zaken over de onderstaande onderwerpen. Wij baseren dit op de informatie die openbaar beschikbaar is en op de antwoorden op specifieke vragen die behandeld zijn tijdens het zomeroverleg van 2 juli jl. Dit is één van de drie jaarlijkse overleggen tussen de Inspectie van het Onderwijs en ‘de accountants’.
Wij verwachten dat gezien de omvang van de subsidie en de lopende vraagstukken met name ten aanzien van de bestedingsperiode er nog nadere aanwijzingen zullen volgen vanuit het ministerie. Of deze aanwijzingen komen en op welke termijn is niet bekend. Daardoor kunnen wij helaas niet de zekerheid geven bij de beantwoording van de vragen die u van een accountant normaliter krijgt.
In deze nieuwsbrief geven wij antwoord op de volgende vragen:
1. Waar vind je algemene informatie over de inzet van NPO gelden?
2. Welke verantwoordingsverplichtingen zijn er?
a. Bestuursverslag
b. Jaarrekening
c. XBRL
3. Wat controleert de accountant van de besteding van de NPO gelden?
4. Mag je geld over houden?
5. Mogen NPO gelden worden besteed aan investeringen in materiële vaste activa waarvan de afschrijvingstermijn de NPO termijn overschrijdt?
1. Waar vind je informatie over de inzet NPO gelden?
Voor informatie over NPO gelden heeft OCW een aparte website ingericht: nponderwijs.nl. Er is een aparte sectie voor primair en voortgezet onderwijs. Er is o.a. een overzicht met veel gestelde vragen. Hier is veel algemene informatie beschikbaar, zoals hoe er in kaart kan worden gebracht wat er per school nodig is (a.d.h.v. een schoolscan) en voor welke doelen de gelden in gezet kunnen worden (aan de hand van een menukaart). Ook is beperkte informatie over de verantwoording van de gelden.
2. Welke verantwoordingsverplichtingen zijn er?
De besteding van de NPO gelden dient te worden verantwoord in:
a. Bestuursverslag
b. Jaarrekening
c. XBRL
a. Bestuursverslag
Het NPO zal aangemerkt worden als een zogenaamd ‘maatschappelijk thema’ voor het jaarverslag. Onderwijsinstellingen zullen in het najaar (zoals gebruikelijk) nog worden ingelicht over welke informatie er opgenomen dient te worden over de besteding van de NPO gelden als maatschappelijk thema. Vooralsnog is hierover bekend dat er geen financiele verantwoording nodig is (dus niet in Euro’s). Het gaat het om de grote lijnen en globale processen in het programma.
b. Jaarrekening
De NPO gelden hoeven niet te worden aangevraagd maar worden via een aanvullende bekostiging op de Lumpsum beschikbaar gesteld (zie: https://www.nponderwijs.nl/po-en-vo/bekostiging).
In correspondentie van OCW (nieuwsbrief 26-5-2020) is opgenomen dat deze gelden in de jaarrekening als rijksbaten in het jaar worden verantwoord waarvoor zij zijn beschikt.
Alinea 660.202 van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving van de Raad voor de Jaarverslaggeving in het hoofdstuk ‘Onderwijsinstellingen” in de Richtlijnen stelt namelijk:
De onderwijsinstelling dient de ontvangen jaarlijkse normatieve rijksbijdrage (lumpsum) in het jaar waarop de toekenning betrekking heeft volledig te verwerken als bate in de staat van baten en lasten.’
De achtergrond hiervan is dat Rijksbijdrage aan één schooljaar of kalenderjaar wordt toegekend en er geen terugbetalingsverplichting geldt als de middelen niet volledig worden besteed c.q. niet aan het aangegeven doel worden besteed. Ook aanvullende rijksbijdrage (bijstelling van de lumpsum of aanvullende middelen op basis van een bekostigingsregeling van OCW vallen onder bovengenoemde bepaling. (Zie ook de ‘Toelichtende brochure jaarverslaggeving onderwijs’ (onder overlopende passiva)). Als de aanvullende bekostiging een incidenteel karakter heeft dan zal op grond van RJ 640.409 in de toelichting vermeld moeten worden welk deel van de bekostiging structureel is en welk deel incidenteel.
Er is dus ook geen verantwoording in model G vereist.
c. XBRL
Er zal een verantwoording via het XBRL-portaal van DUO moeten worden ingediend, waarin over 2021 extra informatie aangeleverd worden over de inzet van de NPO-middelen. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen middelen die op brin-niveau worden ingezet en middelen die op grond van de menukaart en na instemming van de individuele MR-en bovenschools worden ingezet. Hoe dit exact eruit gaat zien is nog niet bekend.
3. Wat controleert de accountant van de besteding van de NPO gelden?
Er zijn (vooralsnog) geen specifieke aanwijzingen gegeven aan de accountant ten aanzien van de NPO gelden. Het ligt ook niet in de lijn der verwachting dat deze aanwijzingen er komen, omdat de NPO gelden een aanvullende bekostiging is op de Lumpsum. Hiervoor gelden de “normale” controleverplichtingen, zoals opgenomen in het onderwijsaccountantsprotocol. Dat betekent dat de accountant de verantwoording in het bestuursverslag en de jaarrekening zal controleren. De accountant controleert niet de verantwoording in XBRL. De accountant controleert ook niet welke kosten de instelling in XBRL toerekend per BRIN van de NPO subsidies. Het is namelijk geen geoormerkte subsidie.
De accountant controleert de jaarrekening en stelt daarbij alleen vast dat de baten zijn toegerekend aan het juiste boekjaar. De accountant controleert of de instelling in het bestuursverslag heeft gerapporteerd over de NPO gelden als zijnde een ‘maatschappelijk thema’ voor het jaarverslag.
4. Mag je geld overhouden na de periode van 2 jaar?
Het antwoord hierop is ja.
De gelden zijn beschikt als lumpsum voor het schooljaar 2021/2022 tot en met 2022/2023 waardoor het overgebleven geld automatisch leidt tot een positief resultaat en daarmee tot een hoger publiek eigen vermogen. Omdat er geen verantwoording in model G vereist is kan het dus zijn dat er gelden overblijven. Deze worden dan dus automatisch onderdeel van het publiek eigen vermogen. Besteding binnen de periode van 2 jaar is niet verplicht, maar nadrukkelijk wordt door OCW aangegeven dat dit wel gewenst is.
Let wel op; scholen moeten zich sinds 2020 verantwoorden over de hoogte van het publieke eigen vermogen ten opzichte van het normatief eigen vermogen. Als zij “te veel” publiek vermogen aanhouden, moeten zij zich hierover verantwoorden in het bestuursverslag. Mogelijk kan er een bestemmingsreserve worden gevormd, maar daartoe is geen verplichting.
5. Mogen NPO gelden worden besteed aan investeringen in materiële vaste activa waarvan de afschrijvingstermijn de NPO termijn overschrijdt?
Het antwoord hierop is ja.
Op de website “https://www.nponderwijs.nl/po-en-vo/bekostiging/verantwoording” wordt uitgelegd welke kosten je wel of niet kunt toerekenen aan de NPO subsidie. Zoals onder ad 3. gesteld, zal de accountant hierop geen controle uitvoeren.
Op deze website is ten aanzien van afschrijvingskosten en investeringen het volgende opgenomen:
Voor de hoogte van de afschrijving gelden binnen het NP Onderwijs de vaste regels. De afschrijvingsduur kan langer zijn dan de looptijd van het programma, maar u kunt alleen de afschrijvingskosten voor de looptijd ten laste brengen van het programma en in XBRL verantwoorden. Raadpleeg bij twijfel over de afschrijving uw accountant.
NPO gelden kunnen dus worden ingezet om investeringen te doen. Indien investeringen specifiek worden gedaan voor het NPO programma en daarna niet meer bruikbaar zijn, kunnen de afschrijvingstermijnen worden aangepast aan deze kortere termijn. Echter, dit zal veelal niet het geval zijn.
Toch is het mogelijk om investeringen te doen die de NPO looptijd overschrijdt, bijvoorbeeld in leermiddelen. Zoals onder ad 4 beschreven kan een instelling middelen overhouden na afloop van de bestedingsperiode. Dus indien instellingen investeringen doen uit de NPO gelden die worden afgeschreven in de eerste 2,5 jaar, zullen deze instellingen dus in de jaren 2021 t/m 2023 positieve resultaten behalen op de inzet van de NPO gelden en na deze periode negatieve resultaten. De positieve resultaten worden toegevoegd aan de algemene reserve (of bestemmingsreserve indien gewenst) en de negatieve resultaten zullen worden onttrokken aan de algemene reserve (of bestemmingsreserve). De NPO gelden mogen niet worden afgetrokken van de investeringen. Zoals onder ad 2b beschreven, dienen de NPO gelden verantwoord te worden als rijksbijdragen in het jaar dat zij zijn beschikt.
