Nieuws en wetenswaardigheden

Het ministerie van OCW heeft bekendgemaakt over welke maatschappelijke thema’s schoolbesturen in hun bestuursverslag over 2019 en 2020 moeten rapporteren. De besturen moeten rapporteren welke middelen zij hebben ingezet, en welke doelen zij hebben behaald, op het terrein van strategisch personeelsbeleid, passend onderwijs en de allocatie van middelen naar schoolniveau.

Het PO moet dit daarnaast rapporteren op het gebied van werkdruk en onderwijsachterstanden. De verantwoording van de werkdrukmiddelen is door het ministeri nader toegelicht in een aparte brief (kenmerk 1320432 d.d. 6 maart 2018).

Het VO moet bovendien rapporteren voor vmbo-techniek, en toetsing en examinering.

De minister van OCW kan jaarlijks thema’s aanwijzen, waarover het bevoegd gezag in het bestuursverslag rapporteert met betrekking tot de wijze waarop middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald.
Deze maatschappelijke thema’s worden echter vaak vergeten door de kleinere instellingen.
De PO-Raad heeft een format voor het bestuursverslag gelanceerd. Dit is hier te downloaden voor haar leden.

Zoals bekend kunnen vanaf 1 januari 2019 de kosten van groot onderhoud niet langer direct ten laste worden gebracht van de exploitatie. De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving gaan uit van het gelijkmatig opbouwen van de voorziening groot onderhoud per gebouw én per onderhoudscomponent tussen de momenten van het uitvoeren van het groot onderhoud (onderhoudscyclus).

Veel po- en vo-besturen werken anders: die bepaalden de kosten over het gehele onderhoudsplan van de onderwijspanden en deelden deze vervolgens door de looptijd van het onderhoudsplan. Dat leidt jaarlijks weliswaar tot een min of meer gelijkblijvende dotatie aan de voorziening groot onderhoud, maar deze kan te laag of te hoog van omvang zijn in vergelijking met de RJ-methodiek. Er wordt namelijk geen rekening gehouden met individuele onderhoudscomponenten waarvan de onderhoudscycli doorlopen tot na de periode van de huidige onderhoudsplanning.

Hoewel door het bepalen van de onderhoudsvoorziening per component de daadwerkelijke uitgaven aan groot onderhoud niet zullen toenemen, kunnen de jaarlijkse lasten wel hoger liggen. Daardoor kan dit een negatieve effect hebben op de hoeveelheid middelen die besturen ter beschikking hebben voor het primaire proces. Daarom kiest de Raad voor de Jaarverslaggeving voor een tijdelijke aanpassing van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voor de verslagjaren 2018 en 2019. Deze geldt voor besturen die voor verslagjaar 2017 een methode van kostenegalisatie voor groot onderhoud hanteerden zoals hierboven beschreven.
De RJ-werkgroep Onderwijs van de Raad voor de Jaarverslaggeving voert in samenwerking met de sectorraden en een aantal schoolbesturen de komende maanden een onderzoek uit. Dit moet leiden tot een verwerkingswijze in 2020 die aansluit bij de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, waarbij rekening wordt gehouden met onderwijssector-specifieke aspecten.

De Raad voor de jaarverslaggeving en de PO-Raad denken dat de RJ-methodiek een negatief effect kan hebben. Wij benadrukken echter dat uit het geplande onderzoek ook kan blijken dat er volgens deze methodiek juist minder mag worden gedoteerd. De verslaggevingsregels in Nederland (die onderwijsinstellingen dienen toe te passen) zijn gebaseerd op internationale boekhoudregels. Deze boekhoudregels kennen niet een fenomeen als een onderhoudsvoorziening. Sterker, dat laten deze regels helemaal niet toe. In Nederland is de optie ‘onderhoudsvoorziening’ als het ware toegevoegd aan de internationale regels. Met als gevolg dat als je de verslaggevingsregels strikt uitlegt, uitgaven voor bijvoorbeeld het dak, luchtbehandeling en de kozijnen niet worden beschouwd als kosten groot onderhoud, maar als investeringen. Investeringen dienen te worden geactiveerd en mogen niet ten laste van de voorziening groot onderhoud worden verantwoord. Als dit soort kosten niet meer ten laste van de voorziening groot onderhoud mogen worden gebracht, zal de dotatie aan de voorziening juist (veel) lager zijn dan nu het geval is. Ook wanneer er dus een langere periode van onderhoudsplanning wordt aangehouden. En dan rijst de vraag: wat is nog het nut van het vormen van een voorziening voor groot onderhoud? Mogelijk zal uit het onderzoek blijken dat het beter is om af te stappen van het vormen voor een voorziening voor groot onderhoud, en kosten voor groot onderhoud alleen nog maar te activeren en hierover af te schrijven.

Wij kijken net als u met veel belangstelling naar de uitkomsten van het onderzoek.

Bestuursverslagen worden steeds dikker en dat komt de leesbaarheid niet ten goede. Horlings heeft een tool ontwikkeld om u hierbij te helpen. Deze tool slaat een brug tussen de onlangs ontwikkelde handreiking voor het maken van een bestuursverslag, en de verplichte wet- en regelgeving.

In 2017 deed een aantal onderwijsinstellingen mee aan de pilot Bestuursverslag. Een kerngroep, bestaand uit vertegenwoordigers vanuit het onderwijsveld, de accountancysector, de Raad voor de Jaarverslaggeving, DUO, Inspectie en OCW werkte in 2018 aan een handreiking om te komen tot een gefocust en compact bestuursverslag.

Deze handreiking sluit aan op het rapport van de Taskforce Publieke verantwoording, dat het ministerie van OCW in maart 2017 publiceerde. De handreiking is nadrukkelijk geen vervanging van formele wet- en regelgeving, maar een hulpmiddel en bron van inspiratie voor het opstellen van een compact en gefocust bestuursverslag. Daarnaast is de handreiking ook gebruikt als basis voor de taxonomie van het bestuursverslag in SBR.

De tool van Horlings sluit de onderwerpen uit de taxonomie, afkomstig uit de handreiking, aan op de verplichte wet- en regelgeving. Op verzoek sturen wij u deze tool graag toe. Hiermee beschikt u over een handige checklist om te waarborgen dat alle verplichte onderwerpen in het bestuursverslag worden behandeld.

Naar aanleiding van de slotbijeenkomst van de Pilot Bestuursverslag is de concept Handreiking Bestuursverslag aangepast. Deze aangepaste versie is voorgelegd aan de Werkgroep Onderwijs van de Raad voor de Jaarverslaggeving. De werkgroep wil de handreiking zorgvuldig bestuderen. In de vergadering van eind november komt de handreiking aan de orde.

BRAVO Bestuursbokaal

Voor een onderwijsinstelling, gefinancierd met publieke middelen, is het belangrijk om verantwoording af te leggen naar de stakeholders. U maakt daarmee duidelijk wat uw ambities en plannen zijn, hoe u die probeert te realiseren en hoe u de daarvoor beschikbare middelen inzet. In het bestuursverslag geeft u aan wat u het afgelopen jaar heeft gedaan, wat u heeft bereikt en wat dit heeft gekost. BRAVO, de branchevereniging voor onderwijsbedrijfsvoering, reikt jaarlijks de BRAVO Bestuursbokaal uit voor het beste bestuursverslag van Nederland in het primair- en voortgezet onderwijs. Bent u echt tevreden over het bestuursverslag van uw onderwijsorganisatie over 2017? Stuur deze dan naar BRAVO en maak kans op de BRAVO Bestuursbokaal 2018.

U kunt uw bestuursverslag 2017 tot 15 oktober 2018 sturen naar info@bravo-onderwijs.nl. Alle inzendingen ontvangen korte feedback op hun bestuursverslag. De genomineerden ontvangen een uitgebreid juryrapport. De jury bestaat uit vertegenwoordigers van PO-Raad, en VO-raad, VTOI en KPMG.