Op grond van de rechtspraak van de Hoge Raad, het hoogste rechtscollege in Nederland, bestaat er een mogelijkheid om gezamenlijke kosten te verdelen zonder dat hierover btw verschuldigd is. In de praktijk wordt van deze mogelijkheid met name gebruik gemaakt bij de doorberekening van interne kosten voor bijvoorbeeld personeel of huisvesting of aan niet of nauwelijks aftrekgerechtigde personen of instellingen (zoals onderwijsinstellingen).
Een dergelijke kostendoorberekening zonder btw vindt plaats op grond van een zogeheten ‘overeenkomst van kosten voor gemene rekening’. Hiervan is volgens de Hoge Raad (zo is bepaald in een uitspraak uit 1997 (HR 23 april 2017, nr 32.166) sprake indien voldaan is aan (alle!) onderstaande voorwaarden:
- de kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende btw-ondernemers;
- de kosten worden in eerste instantie door één van de btw-ondernemers (de penvoerder) betaald;
- de kosten worden voor het werkelijke bedrag omgeslagen over de deelnemende btw-ondernemers;
- de kosten worden volgens een van tevoren vaststaande verdeelsleutel omgeslagen over de bedoelde btw-ondernemers; en
- het risico van die kosten gaat alle betrokkenen aan, overeenkomstig de overeengekomen verdeelsleutel.
Een voorbeeld:
Stel dat er voor een secretaresse die in dienst is bij de Stichting X wordt afgesproken dat aan zowel stichting Y als aan Stichting Z 20 procent van de werkelijke kosten vanwege de dienstbetrekking wordt doorberekend voor haar werkzaamheden bij de beide stichtingen. Tevens wordt vastgelegd dat bij ziekte et cetera de beide stichtingen in gelijke mate het risico dragen. In dat geval is een beroep op het leerstuk van kosten voor gemene rekening mogelijk en zal er in beginsel geen btw hoeven te worden berekend over de terbeschikkingstelling van de betreffende secretaresse. Belangrijk om op te merken is dat het leerstuk kosten voor gemene rekening in de praktijk (helaas) relatief vaak mis gaat. Ter illustratie een arrest uit 2014 waar een beroep op het leerstuk helaas faalde (Hoge Raad, 25 april 2014, nr. 12/0377).
Het ging hier om een stichting die administratieve werkzaamheden verrichtte voor verschillende onderwijsinstellingen. Ter verdeling van de personeelskosten voor de administratieve werkzaamheden sprak men een verdeelsleutel af op basis van een percentage van de totale kosten. Vanwege een beroep op het leerstuk ‘kosten voor gemene rekening’ werd geen btw afgedragen. De Belastingdienst kon zich hier echter niet in vinden en was van mening dat de kostendoorbelastingen in feite (btw-belaste) vergoedingen waren voor het verrichten van diensten door de betreffende stichting.
Naar het oordeel van Rechtbank Haarlem en Hof Amsterdam kon de stichting geen beroep doen op het leerstuk van kosten voor gemene rekening. Het feit dat de scholen konden kiezen uit verschillende pakketten (voor wat betreft de administratie), wees er volgens het hof op dat sprake was van dienstverlening tegen vergoeding. Hieraan deed volgens het Hof niet af dat de kostprijs zonder winstopslag aan de scholen werd berekend.
Het hof achtte het hierbij van belang dat de kosten (van personeel, huisvesting etc.) voor de (administratie)werkzaamheden niet van meet af aan rechtstreeks voor gemeenschappelijke rekening waren gemaakt en dat de betrokkenheid van de aan de kosten ten grondslag liggende werkzaamheden uit meer moesten bestaan dan enkel het afnemen van een gekozen pakket. Daarnaast achtte het hof van belang dat de risico van de verdeling van de kosten slechts is opgenomen in een niet-ondertekende conceptovereenkomst (die ter goedkeuring aan de Belastingdienst was voorgelegd).
De Hoge Raad oordeelde uiteindelijk dat indien een ondernemer betalingen verricht aan een andere ondernemer, er als regel vanuit moet worden gegaan dat deze betalingen de tegenwaarde vormen voor een prestatie. Indien de ondernemer zich op een uitzondering op deze regel beroept, zoals het leerstuk van kosten voor gemene rekening, ligt het op zijn weg de daarvoor benodigde feiten te stellen en deze, bij betwisting, aannemelijk te maken. Het oordeel van het hof dat de stichting in casu niet aannemelijk had kunnen maken dat het risico van de kosten alle partijen volgens een vaste verdeelsleutel aanging, berustte, aldus de Hoge Raad, op een waardering van feitelijke aard die in cassatie niet door de Hoge Raad getoetst kon worden. Uiteindelijk stelde de Hoge Raad het Hof daarom in het gelijk en was een beroep op het leerstuk in dit geval dus niet mogelijk.
Conclusie
Voordat er succesvol een beroep op het leerstuk ‘kosten voor gemene rekening’ kan worden gedaan moet heel goed worden nagegaan of er inderdaad alle vereisten wordt voldaan. Het brengt (grote) risico’s met zich mee wanneer er (te) snel vanuit te gaan dat een beroep op het leerstuk mogelijk is. Ons advies is om toepassing van het leerstuk altijd van tevoren af te stemmen met de Belastingdienst.
Indien over het bovenstaande vragen zijn dan kunt u contact opnemen met mr. S.G. Gardebroek van Horlings Accountants & Belastingadviseurs via: 020-5700200 of sgardebroek@horlings.nl
